Sơ kết công tác Quản lý, Vận hành chung cư Ecohome 3 Thủ Đô và phương hướng công tác quí 3 năm 2023
Thực hiện kế hoạch công tác trọng tâm năm 2023, ngày 30/7/2023, Ban quản trị nhà chung cư Ecohome 3 Thủ Đô đã tổ chức Sơ kết công tác quản lý vận hành Quý II và triển khai nhiệm vụ công tác Quý III năm 2023. Tham dự Hội nghị có BQT, đại diện đơn vị Công ty Cổ phần BĐS ECL , lãnh đạo Ban Quản lý chung cư Ecohome 3.
Nội dung cuộc họp như sau:
- Ông Nguyễn Xuân Hùng Giám Đốc BQL báo cáo tại cuộc họp:
I. Những việc đã làm được
1. Quản lý căn hộ và Chăm sóc Cư dân
- Đang có 1456 căn hộ ở đước sử dụng, trong đó có khoảng 1068 căn hộ chính chủ đang sử dụng và số lượng căn còn lại cần xác minh thêm;
- Sự kiện: Cùng với Ban quản trị tổ chức 3 chương trình chính gồm Quốc tế thiếu nhi 1/6; tháng sinh hoạt hè cho hơn 300 thiếu nhi E3 từ 26/6 đến 28/7/2023; chương trình diễn tập PCCC 2023;
- Gia tăng tài sản tiện ích tòa nhà: Ngay sau ký hợp đồng ECL đã tài trợ thiết kế và lắp đặt 02 bộ biển tòa, biển nhận diện NO2, NO3 với kính phí 20 triệu đồng;
- Trang bị thêm ghế sảnh, biển tòa, biển cột tầng hầm, quạt sảnh tầng 1, thiết bị sân chơi trẻ em theo chỉ đạo và kinh phí từ Ban Quản trị; Trong thời gian tới sẽ tiếp tục làm việc với CĐT đẩy nhanh việc bổ sung trang thiết bị thể dục và biển cột tầng hầm….
2. Trong công tác vận hành tổng thể
- Thực hiện hiệu quả hơn chi phí vận hành, bằng việc bố trí lại phương án vệ sinh, an ninh, lễ tân và cơ bản vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ mặc dù thời gian đầu còn nhiều khó khăn trong công tác quản lý và thực hiện; đặc biệt công tác an ninh không để xảy ra mất tài sản tại tầng hầm;
- Đã mua bảo hiểm cháy nổ tài sản chung của chung cư, đôn đốc CĐT mua bảo hiểm tài sản hầm B2 (ôtô)
- Một số sự cố, vấn đề mà cư dân quan tâm trong thời gian qua bao gồm: Xử lý báo cháy tại căn hộ NO3 2303, rơi rèm che nắng căn hộ N3 1916, nước thải Ecohome 2 ngấm sang đường hạ tầng; nước sinh hoạt phát sinh mùi lạ -> tất cả các nội dung này đã được xử lý và có báo cáo nhanh gửi BQT và cùng BQT truyền thông tới Cư dân.
3. Công tác kỹ thuật
- Không để xảy ra sự cố làm gián đoạn sinh hoạt, hoặc mất an toàn tại tòa nhà: ngoại trừ một trường hợp thang 5 NO2 do nhân viên bảo trì Huyndai phối hợp chưa đúng quy trình mở/ tắt thang;
- Giải quyết được dứt điểm hiện tượng thang báo full chập chờn, tổ chức kiểm định thang máy;
- Cùng Ban Quản trị kiểm đếm và tiếp nhận 16/18 hệ thống
- Tổng hợp toàn bộ lỗi, tồn tại trong hệ thống gửi BQT
- Đã được phê duyệt và thực hiện 21 gói sửa chữa thay thế, duy trì 02 hợp đồng bảo trì định kỳ là lọc nước UF và bảo trì thang máy; 02 gói đang trong quá trình triển khai: Bảo trì hệ thống PCCC, bảo trì hệ thống Carpaking
II. Tồn tại khó khăn
1. Ngân sách vận hành ngày càng thu hẹp do chi phí năng lượng, chi phí nhân công tăng theo chính sách của nhà nước
2. Khu vực seno tầng 2,3 khá nguy hiểm trong công tác vệ sinh định kỳ, và kiểm tra chăm sóc, cắt tỉa cây xanh - cần có giải pháp gia cố và nâng cao lan can hoặc làm tay an toàn phía trong tường
3. Cư dân dùng thẻ sao chép nhiều
4. Nội quy chưa ban hành dẫn đến chưa quy hoạch sử dụng có hiệu quả về mặt chi phí các diện tích chung như vỉa hè shophouse, phòng shcđ; chưa thống nhất được giải pháp lắp ô che năng cho shophouse…một số căn hộ chưa có ý thức chấp hành nội quy, quy định, giữ gìn tài sản, không gian chung.
5. Thiếu chỗ đỗ xe máy dẫn đến việc xe đỗ xe khá khó khăn,….vc này đã nhờ CĐT thiết kế thêm để thực hiện – đx BQT đôn đốc thêm
6. Tiến độ xử lý bảo hành bảo trì CĐT còn chậm trễ, hiện còn 32 căn hộ phát hiện thấm ngấm chưa được xử lý
7. Các gói bảo trì cần thiết trong tòa nhà mới thực hiện 2/5 gồm: hệ thống lọc nước, thang máy, đề xuất BQT xem xét đẩy nhanh gói bảo trì PCCC, bảo trì carpaking, bảo trì – cung cấp hóa chất cho trạm xử lý nước thải;
8. Hệ thống bơm nước sinh hoạt cần có đường by pass dự phòng trong trường hợp sự cố và giải pháp cảnh báo bảo vệ bơm khi không có nước trong đường ống (hút)
9. An ninh: tỷ lệ >55t còn cao, chiếm 57%, dẫn đến xử lý tình huống chậm;
III. Phương hướng trong thời gian tới
1. Từng bước đề xuất và chủ động xử lý các tồn tại đã nêu trên
2. Lập kế hoạch và đề xuất tổ chức trung thu 2023 mục tiêu là một trong những điểm nhấn chính và là chương trình thường niên tại Ecohome 3
3. Tổ chức giám sát, hỗ trợ thực hiện bảo trì PCCC sau khi được phê duyệt
4. Đào tạo, nâng cao chất lượng dịch vụ an ninh, vệ sinh, cây xanh
5. Phối hợp CĐT gia tăng một số tiện ích như thiết bị thể dục thể thao, biển bảng hầm B2
Và các nhiệm vụ khác do BQT yêu cầu đề nghị...
- Tiếp theo, Đại diện Công ty ECL Ông Nguyễn Văn Thuận Tổng Giám Đốc đã báo cáo tại cuộc họp:
+ Công ty Cổ phần BĐS Ecolife cảm ơn sự phối hợp của BQT trong thời gian qua. Sau hơn 4 tháng ký kết Hợp đồng quản lý vận hành chung cư Ecohome 3, công tác quản lý vận hành đã dần đi vào ổn định và cam kết đảm bảo quản lý, vận hành, cung cấp các dịch vụ cho nhà chung cư đúng yêu cầu với chất lượng tốt, đảm bảo an toàn, vệ sinh, môi trường và phòng chống chay, nổ phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành.
+ Ông Nguyễn Văn Thuận cũng nêu thêm sẽ thay đổi hệ thống báo cáo trên toàn hệ thống quản lý chung cư của Công ty ECL nói chung và chung cư cư Ecohome 3 nói riêng cho các kỳ báo cáo tháng trong thời gian tới gửi tới BQT để làm căn cứ báo cáo cư dân.
- Phát biểu kết luận tại cuộc họp, đại diện Ban Quản trị, Ông Nguyễn Duy Dương - Trưởng Ban phát biểu ý kiến: Để có được những kết quả bước đầu như trên, BQT rất cảm ơn sự đồng hành, sát sao và hỗ trợ kịp thời từ Ban Quản lý - Công ty ECL. Về kế hoạch công tác Quí 3/2023, BQT yêu cầu: Công ty ECL, BQL cần giám sát quản lý chặt chẽ hơn nữa các dịch vụ An Ninh, Vệ Sinh, Môi trường, Nước và các dịch vụ khác... để đảm bảo thực hiện đúng cam kết trong hợp đồng đã ký kết nhằm mang lại dịch vụ tốt nhất cho chung cư Ecohome 3. Cuộc họp đã kết thúc vào hồi 22h00p cùng ngày.
